In einer Zeit ständig steigender Softwarekosten stand Heras, ein führender europäischer Anbieter von Perimeterschutzlösungen, vor der Herausforderung, die wachsenden Preise für Microsoft-Produkte zu bewältigen. Das Unternehmen ist in über 24 Ländern tätig und beschäftigt mehr als 1100 Mitarbeiter, die Microsoft Azure und Microsoft 365 (M365) für zahlreiche kritische Geschäftsprozesse nutzen. Da das Ende des dreijährigen Microsoft Enterprise Agreements näher rückte und Neuverhandlungen anstanden, war es für Heras unerlässlich, seine Lizenzkosten strategisch zu überdenken und zu optimieren.
Effiziente Lizenznutzung bei Heras
Kostensenkung durch TIMETOACT trotz steigender Microsoft-Preise
Ausgangssituation und Herausforderungen
Die Lizenzkosten, insbesondere für Microsoft Azure und M365, waren für Heras hoch und setzten das Unternehmen unter finanziellen Druck, gerade vor dem Hintergrund der steigenden Preise. Die bestehenden Lizenzmodelle waren möglicherweise nicht mehr effizient oder entsprachen nicht mehr den aktuellen Anforderungen der Nutzer, was zu einer Verschwendung von Ressourcen führte. Darüber hinaus machten die intransparenten Regeln und die Komplexität der Lizenzvereinbarungen es schwierig, die tatsächliche Nutzung mit den erworbenen Lizenzen in Einklang zu bringen. Hier setzte die Notwendigkeit eines umfassenden Software Asset Management an, um eine gezielte IT Cost Management-Strategie zu entwickeln.
Lösungsansatz
Um die Herausforderung anzugehen, entschied sich Heras für den Einsatz des TIMETOACT Kostenoptimierungsansatzes, ein speziell entwickeltes Tool, das darauf abzielt, Lizenzoptimierungspotenziale zu identifizieren und zu nutzen. Die Partnerschaft mit TIMETOACT sollte nicht nur kurzfristige Kosteneinsparungen ermöglichen, sondern auch die langfristige Lizenznutzung effizienter gestalten. Dies war ein entscheidender Schritt in der Microsoft License Optimization.
TIMETOACT startete mit einer gründlichen Überprüfung der aktuellen Vertragsbedingungen und der monatlichen Kosten, die Heras für Microsoft Azure aufwendete. Durch die Analyse der Nutzungsdaten mit ihrem speziell entwickelten Tool konnte TIMETOACT Unstimmigkeiten zwischen der tatsächlichen Nutzung und den zugewiesenen Lizenzen aufdecken. Dies erlaubte es, verschiedene Benutzertypen zu identifizieren und entsprechende Optimierungsmöglichkeiten zu erkennen. Beispielsweise wurden inaktive Nutzer ermittelt, und es konnte festgestellt werden, dass bestimmten Light-Usern überdimensionierte Lizenzen zugeordnet waren. Dieser Prozess der Cloud Cost Optimization war entscheidend, um die Effizienz der Ressourcennutzung zu steigern.
Optimierung und Umsetzung
Auf Basis der gewonnenen Einblicke arbeitete TIMETOACT eng mit Heras zusammen, um die Lizenzpläne neu auszurichten und besser an die tatsächlichen Anforderungen der Nutzer anzupassen. Die neu definierten User-Profile führten zur Zuweisung angepasster Lizenzpläne, wodurch sich signifikante Einsparungen realisieren ließen. Diese strategische Neuausrichtung diente auch als Grundlage für die anstehenden Vertragsverhandlungen mit Microsoft, wobei Heras nun in einer stärkeren Position war, um günstigere Konditionen auszuhandeln. Dieser Aspekt der Microsoft License Optimization war besonders wichtig für die finanzielle Planung und das IT Cost Management des Unternehmens.
Ergebnisse und Mehrwert
Durch die Zusammenarbeit mit TIMETOACT konnte Heras trotz der Preiserhöhungen von Microsoft insgesamt signifikante Kosteneinsparungen realisieren. Indem ineffiziente und ungenutzte Lizenzen eliminiert oder angepasst wurden, konnte das Unternehmen seine Lizenzkosten um rund 11 Prozent reduzieren. Diese Einsparungen trugen direkt zur Verbesserung der finanziellen Leistungsfähigkeit des Unternehmens bei und ermöglichten es, Ressourcen effizienter zu nutzen. Diese Maßnahmen zur Cloud Cost Optimization haben dazu beigetragen, die Ausgaben für Microsoft-Produkte nachhaltig zu senken.
Schlussfolgerung
Die Erfahrung von Heras verdeutlicht die Bedeutung einer proaktiven Lizenzverwaltung und die Vorteile einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit Spezialisten wie TIMETOACT. In einer sich schnell verändernden technologischen Landschaft ist es entscheidend, dass Unternehmen ihre IT-Infrastruktur und -Kosten kontinuierlich überwachen und optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben und finanzielle Nachhaltigkeit zu sichern. Die Fallstudie Heras zeigt auf, wie durch strategische Lizenzoptimierung signifikante Einsparungen erzielt und gleichzeitig die Effizienz der IT-Infrastruktur gesteigert werden können.
Für IT-Manager und CIOs mittelgroßer bis großer Technologie- und Fertigungsunternehmen, die sich mit dem Service und strategischer IT-Performance befassen, ist die Implementierung eines strukturierten und analytischen Ansatzes unerlässlich. Denn Lizenzen können optimiert und mit FinOps Microsoft Cloud Kosten gesenkt werden. Die Partnerschaft mit Experten und die Nutzung spezialisierter Tools können den Unterschied zwischen steigenden IT-Kosten und einer nachhaltig optimierten Lizenzlandschaft ausmachen. Wir raten Ihnen daher zu, Kontakt zu unserem FinOps Consulting aufzunehmen!
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