Beratung zur ivv Kollaborationsstrategie

geprägt von modernen Kommunikationsmitteln und organisationsübergreifender Arbeit

Die Geschichte dahinter

Die ivv GmbH ist ein Fullservice-IT-Dienstleister für öffentlich rechtliche Versicherungen in Niedersachsen, Bremen und Sachsen-Anhalt. Sie unterstützt die Kernkompetenzen der Versicherungsunternehmen durch die Entwicklung und Bereitstellung leistungsfähiger und moderner IT-Lösungen. Dafür bilden optimierte Prozesse sowohl in den Versicherungen als auch in der IT die Basis. Für den Vertrieb und die Verwaltung von Versicherungsprodukten werden unter Anwendung modernster Methoden und Entwicklungstechnologien Anwendungssysteme zur Verfügung gestellt.

Die Ausgangssituation

Die ivv steht vor der Herausforderung die weitere Digitalisierung ihrer Mandanten zu unterstützen. Im Kollaboration Bereich bestehen Anforderungen, die eine Weiterentwicklung der Kollaboration-Dienste durch technologische Innovation bedingen und eine Optimierung der Prozesse erlauben. Hierbei steht die Nutzung des vorhandenen Wissens und die organisationsübergreifende Zusammenarbeit im Blickpunkt.

  • Kostenbewusstes Handeln
  • Innovation ermöglichen
  • Prozessorientierung vorantreiben

Folgende Zielsetzungen standen bei der Evaluierung im Vordergrund:
Neben der Betrachtung des Ist-Zustands sollten primär die beiden Marktführer Microsoft und IBM technologisch als auch aus Sicht der Kosten betrachtet werden. Im UC Umfeld wurde zusätzlich Cisco bewertet.

„Um auf zukünftige kollaborative Anforderungen der Kundenhäuser bzw. der ivv vorbereitet zu sein, galt es, mit diesem Projekt eine Übersicht zu schaffen, welche Funktionalitäten bereits heute im ivv-Verbund mit Hilfe von IBM Notes/Domino bzw. anderen Werkzeugen bereitgestellt werden."

Dirk Pape Bereichsleiter DS-Service ivv GmbH

Analyse

Aus der Analyse der Ist-Landschaft sowie Interviews mit den Fachbereichen der Mandanten ergaben sich die funktionalen Anforderungen an die zukünftigen Kollaboration-Dienste.  Ein Abgleich mit den Herstellermöglichkeiten ergab für IBM und Microsoft eine hohe Abdeckung.

Ergänzt wurde die fachlich inhaltliche Analyse durch eine 5 Jahres Kostenbetrachtung. Besonderes Augenmerk wurde hier auf eine mögliche Portierung der vorhandenen Domino Datenbanken gelegt. Des Weiteren wurden Betriebs-, Software- und Infrastrukturkosten betrachtet. Die Analyse untersucht in vier Varianten jeweils die OnPrem und Cloud Variante.

Ziele der Collaboration Strategie

Die zukünftige Kollaboration der ivv ist geprägt durch moderne Kommunikations- und Kollaboration-Werkzeuge und
für das organisationsübergreifende Arbeiten im Verbund und mit Externen definiert.

Die Vorteile auf einen Blick:

  • Unterstützt Mobilität
    Verfügbarkeit auf allen gängigen Endgeräten
  • Einheitliches File Management übergreifend
    weg von Files in Mails und File-Server
  • Moderne Kollaboration-Dienste ermöglichen neue & standardisierte Formen der Zusammenarbeit
    Web-Konferenz am Arbeitsplatz, Video
  • Externe Zusammenarbeit und Austausch mit Partnern
    Offene Schnittstellen fördern die Integration organisationsübergreifend
  • Vernetzung von Informationen führt zu neuem Wissen
    Strukturierte digitale Erfassung von Erfahrungen (Wissen) und Bereitstellung vor dem Hintergrund der demographischen Entwicklung
  • Ein kontrollierter Betrieb sichert die Daten und Wissen
    Cloud Dienste werden mit betrachtet
  • Stärkung von übergreifender Team- und Projektarbeit
    Aufgabenmanagement in Großprojekten, AdHoc-Teamorganisation, Übergreifende Teams
  • Kostenvorteile nutzen
    schnelles Finden von Informationen, SW-Lizenzen, Systemkonsolidierung, Cloud Dienste

Konkrete Ergebnisse

In gemischten Arbeitsgruppen des Kunden und der GIS wurden folgende Ergebnisdokumente erstellt:

  • Report der Ist-Analyse der betriebenen IT-Landschaft
  • Mapping der Fach- sowie technischen Anforderungen auf benötigte funktionale Fähigkeiten
  • Bewertung verschiedener Hersteller auf Erfüllungsgrad
  • Herleitung möglicher Lösungsalternativen
  • Betriebs- und Projektkosten
  • Vergleich der verschiedenen Lösungsalternativen
  • Abschlussbericht mit einem Strategievorschlag sowie Handlungsempfehlungen

„Wir haben die Mitarbeiter der GIS als kompetente Berater erlebt. Die GIS-Mitarbeiter sind sehr neutral an die Aufgabenstellung herangegangen (IBM vs. Microsoft). Bei vielen Fragestellungen haben sie durch Ihre Ideen zur Vorgehensweise maßgeblich zum Gelingen des Projektes beigetragen. Die Kollegen der GIS haben sich nicht in Einzelheiten verloren, was leicht möglich gewesen wäre. Sie haben das Ziel nicht aus den Augen verloren und waren kompetente Ansprechpartner für die internen Experten."

Dirk Pape Bereichsleiter DS-Service ivv GmbH
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