Aufgepasst bei Microsoft Stream

Microsoft Stream hat Mitte 2017 den damaligen Office-365-Videodienst als eigenständiges Videoportal abgelöst. Zukünftig wird der Dienst wieder auf Sharepoint und OneDrive basieren, mit Auswirkungen selbst auf die Teams-Besprechungsaufzeichnungen – das betrifft also fast alle Microsoft-365-Kunden. Es lohnt sich weiterzulesen!

Die ursprünglich als "Microsoft Stream New" benannte neue Variante hat als aktuelle Bezeichnung "Microsoft Stream” (ohne New) bekommen. Die (heutige) Vorgängervariante hingegen trägt die Bezeichnung “Microsoft Stream Classic”. Microsoft benennt in den Dokumentationen die neue Variante als “Microsoft Stream on Sharepoint” oder “Microsoft Stream ODSP” (ODSP - für OneDriveSharePoint). Zum besseren Verständnis verwenden wir hier im Artikel auch diese Bezeichnung Microsoft Stream ODSP.

Grundsätzlich neu ist erstmal nur, dass die Funktionen von Microsoft Stream auch außerhalb der Stream-Plattform zur Verfügung stehen, beispielsweise werden Videos auf OneDrive synchronisiert und lassen sich dort auch direkt abspielen. Für den Benutzer soll Stream zu einem nahtlos integrierten Service werden, anstelle einer “weiteren App mit eigenem Portal”. Um dies zu ermöglichen, ändert sich einiges an der bisherigen Architektur, von dem Speicherort bis zu den verwendeten Videocodecs.

Handeln müssen die Anwender aus zwei Gründen:

1. Vorhandene Videos müssen migriert werden, dies passiert nicht durch Microsoft. Nach End-of-Live von Stream Classic sind auch alle Videos am Ende ihres Lebens, die sich noch auf der alten Plattform befinden.
2. Besprechungsaufzeichnen in Teams werden aktuell bereits in ODSP gespeichert und erscheinen nicht mehr automatisch im Stream-Portal. So mancher Benutzer hat schon verwundert sein Video gesucht. Dies kommt nach und nach zu allen Tenants, spätestens bis 14. August auch zu Ihnen. Ein früheres "Opt-in" für die Funktion ist über die Administration möglich.

Video- und Audiodateien werden, wie alle anderen Dateitypen, auf der SharePoint-Dateiplattform in Microsoft 365 gespeichert und können alle Dienste und Schnittstellen der Sharepoint-Plattform nutzen – vor allem aber für Freigabe, Berechtigungen, Compliance und Governance, die bisher komplett getrennt verwaltet wurden. Hier sind die Vor- aber auch Nachteile aufgelistet:

Prinzipiell nachvollziehbar ist, dass der Wechsel Vorteile bringt – nur ist die Migrationsunterstützung bisher noch etwas dürftig. Es stellen sich doch fundamentale Fragen, die bis heute nur oberflächlich beantwortet werden und es entsteht der Eindruck, Microsoft weiß selbst noch nicht genau, wie das zu lösen ist:

• Durch den Speicherort in Sharepoint und OneDrive ändert sich das Berechtigungsmanagement. Während dies prinzipiell eines der Zielsetzungen ist und auch Vorteile in der Verwaltung für das Unternehmen mit sich bringt, hat es aber auch Auswirkungen auf die Funktion.
• In Stream Classic kann ein Video mehrere Eigentümer haben, in ODSP immer nur einen Eigentümer und zusätzliche Berechtigungen wie Änderungsrechte. Je nach Komplexität kann es schwierig werden, alle diese Rechte in einer IT gesteuerten Migration abzubilden.
• Stream ODSP hat physische Dateigrenzen wie Ordner oder Dokumentenbibliotheken, aus denen die Videos zur Anzeige gebracht werden müssen. In Stream Classic kann ein Video in verschiedenen Plätzen wie mehrere Gruppen oder "Meine Inhalte" angezeigt und zugegriffen werden, während die tatsächlichen Dateien alle an einem Platz liegen. Dies macht es schwieriger, die Videos in verschiedene Kontexte eines Portals zu bringen.
• Stream Classic kennt virtuelle Gruppen, Kanäle und Playlisten sowie auch einen “All Company”-Kanal. Vergleichbares gibt es in den Microsoft 365 Gruppen und Communication Sites bisher nicht. Anwendungsfälle müssen hierauf geprüft und eine Lösung selbst in Sharepoint erstellt werden (zumindest jetzt sind die Funktionen nicht in der Roadmap).
• Besprechungsaufzeichnungen liegen immer im OneDrive des Benutzers, der die Aufzeichnung gestartet hat – oder in den Dateien eines Teams-Kanals (im Ordner Recordings), wenn es eine Kanalbesprechung war. Also in unzähligen Speicherorten. Wie lässt sich das automatisch in ein Portal zusammenführen? Wie sieht es mit den Rechten in OneDrive aus, das ja stets einem Benutzer zugeordnet ist?

Immerhin beruhigend ist, dass die heutigen Links durch einen Redirect Service nach der Migration noch gültig sein sollen. Die technische Migration erfolgt über den Microsoft Migration Manager (aka “Mover"), der gerade im Preview für seine Aufgabe in Stream ist.

Microsoft Stream wird laut Microsoft in Deutschland recht stark verwendet und auch wir setzen es als interne Akademie und Videoportal ein. Es leistet durchaus wertvolle Dienste und ein Videoportal, gegebenenfalls mit Besprechnungsaufzeichnungen, sollte einen festen Platz in jeder Digital-Workplace-Strategie haben.

Fangen Sie früh an, sich mit der Migration auseinanderzusetzen, es sind einige Entscheidungen zu treffen und Vorarbeiten zu leisten.

Eine Funktionsgleichheit zwischen Stream Classic und Stream ODSP ist nicht geplant zu erreichen – mit Auswirkungen auf die Möglichkeiten und die Benutzer. Diskutieren Sie Ihre Anwendungsfälle und vergleichen Sie diese mit den Möglichkeiten der Sharepoint Sites. Zukünftig ist es auch möglich, mehrere Videoportale getrennt zu betreiben, beispielsweise für eine digitale Akademie oder für die Personalabteilung.

Planen Sie ihre Migration gemeinsam mit Fachabteilung und Administration, nur so können Sie die bestmöglichen Entscheidungen beispielsweise zu den Speicherorten treffen und daraus eine Zielarchitektur für das zukünftige Stream-Portal ableiten.

Falls Sie noch keine Videostrategie für Ihren digitalen Arbeitsplatz oder Intranet haben, sollten wir auch darüber sprechen. Es lohnt sich wirklich.