Prozessschritte
Im Energieversorgermarkt sind einige Prozesse zu Teilen durch Regularien des Gesetzgebers vorgeschrieben. Nichts desto trotz ist es notwendig jeden Prozesschritt individuell zu betrachten. Ziel ist nicht nur den Prozess digital abzubilden, sondern eine Lösung zu schaffen die nachhaltig Ihre Arbeitsabläufe optimiert, transparenter macht und auf alle Eventualitäten eingestellt ist.
Mit dem für Energieversorgungsunternehmen ausgerichteten Prozess für Netz- und Hausanschlussprozesse können alle Schritte von der Angebotsanfrage des Kunden bis zur finalen Abrechnung, Kontierung und Qualitätssicherung vollständig oder teilweise automatisiert werden.
Wie viele andere Geschäftsprozesse startet auch der Netz-/Hausanschlussprozess beim Kunden. Die Anfrage des Kunden geht für gewöhnlich über ein Webportal oder per Mail ein. Dies ist der Startpunkt für den elektronischen Workflow. Handelt es sich um einen Bestandskunden wird der entsprechende Kundenbetreuer über die eingehende Anfrage benachrichtigt. Ist der Kunde ein Neukunde kann ihm ein Kundenbetreuer zugeordnet werden, der die Anfrage bearbeiten wird.
Nachdem der Kundenbetreuer durch die Applikation über den Eingang der Anfrage informiert wurde, prüft er die übermittelten Dokumente und Informatoinen auf Vollständigkeit und gibt der Applikation nun den Startschuss zur automatisierten Angebotserstellung.
Wurde das Angebot vom Kunden bestätigt wird der nächste Prozessschritt eingeleitet. Die für die Baumaßnahmen erforderlichen Planungsdaten werden erstellt und an beispielsweise “Lovion”, eine Software zur Steuerung und Planung von Baumaßnahmen, weitergegeben. Hier findet die Planung, Projektierung und Terminierung zur Bauausführung statt. Der Kundenbetreuer behält dank des individuell angepassten Dashboards, stets den Überblick über laufende Aktivitäten seiner Kundenprojekte.
Bauausführung
Dienstleister und Partner wie Tiefbauer und Anlagenbauer haben jeder Zeit Zugriff auf relevante Dokumente wie Bauskizzen und können selbst Dokumente und Berichte in der Applikation für alle beteiligten Prozessteilnehmer ablegen. So hat, vom Kundenbetreuer bis zum Bauleiter, jeder Beteiligte in Echtzeit einen Überblick über aktuelle, bereits ausgeführte und ausstehende Aktivitäten.
Fakturierung
Die manuelle Fakturierung kann ein komplexer Vorgang sein bei dem immer wieder Fehler auftreten. Mit einem durchgängig automatisierten Workflow können die notwendigen Informatoinen zum Kunden, zu den Baumaßnahmen oder der Projektplanung aus verschiedenen Systemen konsolidiert und automatisch eine Rechnung erstellt werden die lediglich geprüft und genehmigt werden muss.
Rechnungsstellung
Wurde die Rechnung freigegeben wird diese automatisch an den Kunden übermittelt. Der automatisierte Abrechnungsprozess spart Zeit, Ressourcen und vermeidet potentielle Fehler.
Kontierung
Flexible Anbindung an bestehende Kostenrechnungssysteme oder auch automatisierte Kontierung von primären und sekundären Buchungen.
Archivierung
Anhand der konsolidierten Informatoinen aus der Fakturierung und Kontierung wird nun auch die Buchführung durch den elektronischen Workflow unterstützt. Nach einem definierten Regelwerk kann die entsprechende Buchungsanweisung ermittelt und Belege und Rechnungen in chronologischer Reihenfolge im Grundbuch abgelegt werden.
Qualitätssicherung
Über ein viduelles Dashboard können laufende und abgeschlossene Prozesse evaluiert werden. Durch im Vorfeld definierte Performance Indikatoren kann die Qualität der Prozesse durch Kennzahlen bemessen werden.
Technologien
Als spezialist für digitale Prozesse und Entscheidungsunterstützung auf Basis etablierter Methodiken, blicken wir auf mehr als 10 Jahre Projekterfahrung im Automatisierungsumfeld und umfassende Kenntnisse in allen marktrelevanten Technologien zurück.
Wir etablieren die nächste Generation morderner Verfahren für optimierte Prozesse. Welche Werkzeuge hierfür eingesetzt werden (beispielsweise Lösungen von IBM, iGrafx oder Open-Source-Software) hängt ganz von Ihren Anforderungen und Präferenzen ab.
Lösungsbausteine
Neben den Komponenten zur Prozessautomatisierung bringt der von X-INTEGRATE gewählte Lösungsansatz zwei zentrale Bausteine mit sich.
Einerseits wird eine Vielzahl von Funktionalitäten zur Prozesssteuerung bereitgestellt, mit denen partizipative Prozesse koordiniert, bearbeitet und optimiert werde können. Mit verschiedenen Elementen zur Evalutation der Erfolgsfaktoren wird der Weg vom IST-Stand zum SOLL-Stand vereinfacht.
Andererseits wird die Prozessteuerung durch ein übersichtliches und intuitives Dashboard ergänzt. Dieses kann individuell anngepasst werden und zeigt und vergleicht auf einen Blick die wichtigsten Informationen und Aktivitäten zu einzelnen Prozessstatus und Vorgangsarten oder auch relevante Kundeninformationen.
