Integriertes oder externes Filemanagement in BPM-Anwendungen verwenden

Wissensbeitrag

Das Erfassen, Speichern und Verwalten von Daten und Dateien in einem BPM-System kann, je nach Umfang, schnell zu einer komplexen Angelegenheit werden. Dabei gelangen IT-ler zu der Frage: Reicht die Built-in-Lösung aus oder wäre der Umstieg auf ein externes Filemanagement sinnvoll? Ab wann lohnt sich der Aufwand, ein neues System einzurichten, sodass die Vorteile dieser externen Lösung überwiegen? Einige dieser Vorteile werde ich Ihnen heute am Beispiel von Filenet aufzeigen.

Filenet und dessen Vorteile

Um den Arbeitsalltag in BPM-Umgebungen zu vereinfachen, bietet es sich an, auf IBM Filenet zurückzugreifen. Filenet ist ein eigenständiges Content Management System, welches uns helfen kann, Daten besser zu strukturieren.

Prüfung eines Dokuments mit einer Lupe

Bei Filenet haben wir die Möglichkeit, sogenannte „Desktops“ einzurichten und diese per Dashboard-View im Prozess-Portal einzubinden. Die Desktops sind einfach zu konfigurieren und ermöglichen es, klassische Ordnerstrukturen anzulegen in denen wir unsere Dokumente leichter wiederfinden. Alternativ führt auch eine Dokumentensuche zum Ziel. Man kann diese Ansicht für jeden einzelnen Desktop frei konfigurieren. Damit ist es zum Beispiel möglich, auch nur das Suchfeld anzeigen zu lassen, wenn nicht gewollt ist, dass frei auf die Ordnerstruktur zugegriffen wird.

Durch Dienste wie Twitter gehört es mittlerweile zum Standard, Daten, Dateien und sonstige Einträge mit Stichwörtern zu versehen, sodass auch nach Themengebieten gesucht werden kann. Auch dies lässt sich leicht in Filenet realisieren: Sie können den hochgeladenen Dokumenten weitere Werte mitgeben oder enthaltene Informationen zusätzlich separat hinterlegen, um eine Suche noch effizienter zu gestalten.

Die Dateien werden zwar vom jeweiligen Prozess referenziert, sind aber nicht eng mit dem BPM verwoben. Diese etwas losere Kopplung der Dateien zum BPM System kann ein Vorteil sein, wenn man diese beispielsweise auslagern möchte.

Mitgeliefertes Content Management System

Der IBM Business Automation Workflow, kurz BAW, bietet schon von Haus aus ein Filemanagement. Damit ist es möglich, Dateien in Prozesse hochzuladen oder auszulesen, sowie nachträglich auf die Dateien zuzugreifen.

Prüfung eines Dokuments mit einer Lupe

Eine Implementierung des ECM (Enterprise-Content-Management) in Prozessen geschieht meist über das Content-Management-Toolkit und die darin enthaltene Dokumentliste. Der Dokumentenviewer macht es dabei möglich, txt, pdf und jpg-Dateien direkt anzuzeigen. Das Content Management Toolkit ist intuitiv gehalten und leicht administrierbar, eignet sich aber eher weniger zur Ablage komplexer Dateien. Die Suche nach einer bestimmten Datei kann sonst schnell zu einem langfristigen Unterfangen werden.

Fazit

Die integrierte Dateiverwaltung in IBM BAW reicht in vielen Fällen aus. Allerdings bieten externe Anbindungen, wie zum Beispiel Filenet, oftmals komfortablere Möglichkeiten im Sinne des Zugriffs und der Speicherung von Daten und Dateien. Sie bieten sich also besonders dann an, wenn eine größere Anzahl von Dokumenten abgelegt werden soll. Wir unterstützen Sie gerne dabei herauszufinden, ob eine externe Dateiverwaltung in ihrem Anwendungsfall Sinn macht oder die Integrierte vollkommen ausreicht.

Sprechen Sie uns gerne zu dem Thema an!

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Das Erfassen, Speichern und Verwalten von Daten und Dateien in einem BPM-System kann komplex werden. Dabei stellen sich Fragen nach der Rentabilität einer internen vs. externen Lösung. Einige der Vorteile einer externen Lösung beleuchtet dieser Blogartikel am Beispiel von Filenet.
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