Höchster Komfort beim Urlaubsmanagement: Semper nutzt TIMETOACT Vacation Manager als SaaS

Semper – freier Bildungsträger für alle Altersgruppen – suchte nach einem passenden Tool, um sein Urlaubsmanagementsystem abzulösen. Die bisherige Lösung war mit einem hohen Pflegeaufwand verbunden, den die Einrichtung nicht mehr selbst stemmen wollte. Mit dem TIMETOACT Vacation Manager für Microsoft 365 fand Semper eine Lösung, die als Software as a Service (SaaS) maximalen Komfort bietet und seinen Ansprüchen an Benutzerfreundlichkeit gerecht wird.

Rund zwölf Wochen Ferien im Jahr stehen Schüler: innen in Deutschland zur Verfügung, um sich vom anspruchsvollen Schulalltag zu erholen. Entgegen einem häufigen Vorurteil lehnen sich Lehrkräfte in dieser Zeit nicht nur zurück – so haben sie einen Urlaubsanspruch von bis zu 30 Tagen und nutzen den Rest der unterrichtsfreien Zeit z. B. für Weiterbildung und Unterrichtsplanung. Ihren Urlaub müssen Lehrkräfte, Sekretär:innen und sonstige Beschäftigte an Schulen genauso beantragen wie andere Arbeitnehmer:innen auch. Als Urlaubsmanagementsystem kam bei der Semper Gruppe lange Zeit eine eigenentwickelte Lösung zum Einsatz.

Diese war mit einem hohen Pflegeaufwand verknüpft: Semper übernahm alle Tätigkeiten, die mit dem Betrieb des Tools anfielen, bislang selbst – Aufgaben, für welche der Bildungsträger eigentlich nicht genügend IT-Ressourcen mitbringt.

Im Vacation Manager für Microsoft 365 der TIMETOACT sah Semper die für sich passende Lösung: Ein schlankes, anwenderfreundliches Urlaubsmanagementsystem, welches sich auf die für Semper relevanten Funktionen fokussiert.

Um seinen Aufwand rund um den Vacation Manager so gering wie möglich zu halten, entschied sich Semper für die Nutzung als Software as a Service (SaaS). TIMETOACT übernimmt in dem Rahmen Hosting, Wartung, Betrieb und Support und den Verantwortlichen bei Semper bleibt mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben.

Der Vacation Manager ging wie geplant zum Neujahr 2023 live. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase nutzt das Schulpersonal von Semper das Tool heute bereits routiniert und ist zufrieden mit Bedienung und Funktionalität. Dank der Bereitstellung des Tools als Software as a Service entfällt der Aufwand, den Semper vormals mit der eigenentwickelten Lösung hatte. Auch zukünftig steht TIMETOACT dem Bildungsträger bei Fragen und Problemen zum Vacation Manager im Rahmen des Support- Vertrags zur Verfügung.