Neue Funktion Gruppenräume in Teams

Die Funktion Gruppenräume war bereits über Umwege vorhanden: Anwender konnten aus verschiedenen Kanälen eines Teams jeweils ein Meeting starten und zwischen den Meetings hin und her wechseln. Jetzt können Anwender die Gruppenräume direkt in dem Teams Online Meeting verwalten, Räume öffnen und schließen und die Teilnehmer flexibel zuweisen. Vorab: Wer noch nicht vertraut ist mit den Gruppenräumen, kann sich zuerst dieses Video (Englisch) zur Ignite 2020 ansehen.

Wir wollen die Funktion näher unter die Lupe nehmen. Die erste Einschränkung der Gruppenräume ist, dass nur der Ersteller des Teams Meetings (Organisator) und nur im Desktop Client Gruppenräume erstellen, konfigurieren und Benutzer zuweisen kann. Sollte der Organisator verhindert sein oder eine andere Person das Online Meeting vorbereiten wollen - Fehlanzeige. Die Organisatorenrolle läßt sich leider nicht übertragen und es kann auch nur einen Organisator geben.

Gruppenräume lassen sich beim Erstellen eines Teams Meetings auch nicht vorbereiten. Allerdings kann man ein Meeting im Teams Kalender erstellen, dieses starten, die gewünschten Räume erstellen und benennen und wieder schließen. Mehr aber nicht.

Leider kann man keine Benutzer zuweisen und ohne Benutzer die Gruppenräume auch nicht starten. Gruppenräume haben aber, genau wie das Hauptmeeting, Einstellungen und einen Wartebereich. All dies lässt sich vorher nur vorbereiten, wenn man mit mindestens einer anderen Person (oder einem anonymen Gast Benutzer durch den Browser) in dem Meeting gemeinsam ist. Das müsste Microsoft nachbessern - auch Referenten sollten die Räume verwalten können und man muss sie unbedingt vor Beginn des Meetings aufsetzen und einstellen können.

Auch die Einstellung "Participants can return to the main meeting" (auf Englisch, trotz deutscher Einstellungen) ist verwirrend. Hier geht es nicht darum, ob man den Wartebereich des Hauptmeetings umgehen kann - sondern ob man die Option angeboten bekommt, in den Hauptraum zurückzukehren, bevor ein Teilnehmer durch den Organisator zurückgeholt wird.

Auch die Funktion "Automatically move participants to rooms" hält eine Stolperfalle bereit. Gemeint ist damit, dass die Teilnehmer nicht eine Aufforderung zum Raumwechsel erhalten, sobald dieser gestartet wurde, sondern dann auch automatisch in den zugewiesenen Raum verschoben werden. Das funktioniert auch. Wenn der Benutzer nichts drückt. Denn die Meldung für den Benutzer sagt "In 10 Sekunden automatisch in den Raum 1 wechseln" und er erhält eine Auswahl "Sofort wechseln". Dies führt aber zu einem vollständigen Verlassen des Meetings, wenn der Raum noch nicht bereit ist. Also lieber warten!

Gastbenutzer können sich dabei sogar "aufhängen", müssen also neu zugewiesen werden und die Räume haben "Geisternutzer". Die Empfehlung ist also, Teilnehmer drücken NICHTS aktiv, sondern werden in die Räume verschoben und zurückgeholt.
 
Der letzte Fallstrick ist die Stummschaltung - auch wenn man im Hauptraum auf stumm war aber die Möglichkeit hat, die Stummschaltung aufzuheben, ist man nach Rückkehr in den Hauptraum nicht mehr auf stumm. Das ist für viele Benutzer auch verwirrend.