Automatisierte Eingangrechnungsverarbeitung mit JobRouter®

Die konventionelle Art der Rechnungsfreigabe in der Kreditorenbuchhaltung ist ein komplexer Prozess. Durch die manuelle Verarbeitung verlängern sich nicht nur die Durchlaufzeiten, sondern vor allem gehen monatliche Skonto-Potenziale in beträchtlicher Höhe verloren. Die TIMETOACT GROUP Österreich implementierte daher JobRouter® bei der ISS Austria Holding GmbH und löste damit den manuellen Rechnungsfreigabeprozess durch einen automatisierten Workflow ab. Bereits im ersten Monat nach Einführung der neuen Lösung konnten 11 Prozent der Rechnungen „dunkel“ – also ohne jeglichen manuellen Aufwand – verarbeitet werden.

Vom Eingang bis zur Zahlung der Rechnungen lagen die Durchlaufzeiten meist bei mehreren Tagen, wodurch die Skonto-Rahmen nur in den seltensten Fällen voll ausgeschöpft werden konnten. So gingen Preisnachlässe im fünfstelligen Wert monatlich verloren. Es wurde daher eine Lösung benötigt, die die Rechnungseingangsbearbeitung durch automatisierte Workflows vereinfacht und beschleunigt.

Die Kernanforderung im Projekt bestand für die ISS in der Integration einer neuen Lösung als Schnittstelle zwischen dem bestehenden Bestellsystem und dem Buchhaltungssystem. Nur mit einer vollumfänglich integrierten Lösung kann eine möglichst hohe Dunkelverarbeitungsrate erzielt werden, in der eingehende Rechnungen automatisch mit den Bestelldaten abgeglichen und freigegeben werden. Das schließt auch Rechnungen mit ein, die nicht 1:1 mit einer Bestellung übereinstimmen. So soll bei der Kontierung und Freigabe von Rechnungen nicht nur die Buchhaltung bei ihren täglichen Aufgaben entlastet, sondern auch schnellere Durchlaufzeit erzielt werden. Als weitere Anforderung an die Lösung sollte diese in der Lage sein, eine Übersicht der aktuellen Cashflows abzubilden.

Die Anforderungen der ISS an die automatische Durchführung des Freigabeprozesses, Verkürzung von Durchlaufzeiten, besserer Ausnützung von Skonti und Erhöhung der Transparenz kann JobRouter® zudem optimal bedienen. Um die Anforderungen erfüllen zu können, wurde in einem ersten Schritt gemeinsam mit der ISS ein neuer Geschäftsprozess für die Kreditorenbuchhaltung definiert, der mit JobRouter® abgebildet werden kann. Aus technischer Sicht bestand die Herausforderung für die Experten der TIMETOACT GROUP Österreich vor allem in der Zusammenführung dreier unterschiedlicher Systeme in der Lösung: Bestellerfassung, Rechnungserfassung und Buchhaltungssystem. Im Rahmen dessen musste auch definiert werden, welche Informationen benötigt und in JobRouter® integriert werden sollten. Dazu zählen u.a. Bestelldaten, Freigabematrix (über welchen Vorgesetzten muss ab welchem Betrag eine manuelle Rechnungsfreigabe erfolgen), Konten, JobTasks (Projektnummern) etc.

Das Projekt wurde in drei Hauptphasen unterteilt: Den Projektstart (Phase 1) stellte die Ermittlung und Analyse der Anforderungen, die Konzeptionierung des Projektes, die Schaffung der Grundfunktionalitäten (JobRouter®) bis hin zur Abbildung des angestrebten automatischen Freigabeworkflows und des automatischen Abgleichs (“Matching”) mit Bestellungen dar. Auch kurzfristig aufgekommene zusätzliche Anforderungen wurden in dieser Phase agil berücksichtigt. Weitere Projektschritte sahen eine umfassende Cashflow-Analyse bzw. ein detailliertes Reporting für die KPI-Darstellung vor.

Die technische Projektumsetzung erfolgte größtenteils aufgrund von Covid19 remote und die Leitung übernahm die TIMETOACT GROUP Österreich. Über einen VPN-Zugang wurde das Entwicklungs- und Produktivsystem direkt auf der Infrastruktur des Kunden umgesetzt. So konnte das Projekt ohne persönlichen Kundenkontakt, aber in enger Zusammenarbeit mit der ISS problemlos durchgeführt werden.

In einem agilen Projektmanagement auf Basis von Scrum erfolgten regelmäßige Sprints für gegenseitiges Feedback und Kontrolle des Projektes. Zu Verzögerungen kam es nur vereinzelt und vorwiegend aufgrund von Covid-19.