Erstes gemeinsames Projekt war Ende 2017 das Aufsetzen zweier Workflows, mit denen der Energieversorger seine Geschäftsprozesse – auch an der Schnittstelle zu Externen – automatisieren und damit schneller ablaufen lassen wollte. Hier ging es zum einen um den Netzbauprozess, einen klassischen Standardvorgang: 3.000 Hausanschlüsse verlegt e-regio pro Jahr, hinzu kommen 100 – 200 Versorgungsleitungen. Das Lotus-Notes-System, mit dem diese Vorgänge bislang verwaltet wurden, war in die Jahre gekommen und sollte ersetzt werden. X-INTEGRATE erhielt den Auftrag zur Implementierung einer Business-Process-Management-Lösung auf Basis von IBM BPM.
Wie andere Energieversorger nutzt auch e-regio spezielle Softwarelösungen zur Steuerung und Planung von Baumaßnahmen wie Lovion oder Lima. Diese sind allerdings sehr technisch und decken nur einen Teil der Prozesskette ab. Die Prozesskomponente von X-INTEGRATE setzt früher an, betrachtet den gesamten Prozess des Kunden und verbindet dadurch verschiedene Abteilungen miteinander: Vertrieb, Buchhaltung, Technische Planung, externe Partner und Dienstleister (Anlagenbauer, Tiefbauer etc.).
Als Spezialist für Prozessautomatisierung analysiert X-INTEGRATE die Ist-Prozesse auf Optimierungsmöglichkeiten, bewertet und konsolidiert die fachlichen und technischen Rahmenbedingungen und entwirft gemeinsam mit dem Kunden die Soll-Prozesse. Im Anschluss werden die Anforderungen in einem agilen Projektkontext unter der Projektleitung von X-INTEGRATE implementiert und in die Produktion überführt. Der Anschlussprozess startet jetzt damit, dass der Kunde seine Anfrage über ein Webportal an den Energieversorger schickt. Dort gibt er die Art des Anschlusses ein, fügt die dazugehörigen Dokumente bei. An dieser Stelle schaltet sich die BPM-Applikation ein. Sie prüft, ob es ein Neu- oder Bestandskunde ist, ob es schon einen Kundenbetreuer gibt. Falls ja, wird dieser direkt kontaktiert, falls nicht, wird ihm ein solcher zugeordnet – abhängig von der Art des Gebäudes (Miet/Bürogebäude). Der Prozess wird also dahingehend automatisiert, dass die Verantwortlichen im Unternehmen automatisiert genau die Dokumente (etwa Baupläne) erhalten, die sie benötigen, um den Prozess schneller voranzutreiben.
Der zweite große Prozess, den X-INTEGRATE für den Energiedienstleister aufgesetzt hat, ist das Beschaffungswesen. Von einfachsten Büromaterialien bis zu Rohren, Zählern und anderem technischen Equipment bestellt das Unternehmen zwischen 5.000 und 10.000 Artikel pro Jahr. Jeder der 400 Beschäftigten ist ein potenzieller Besteller und damit Nutzer der webbasierten BPM-Lösung. X-INTEGRATE hat sie auf die Bedürfnisse der User individuell angepasst. „Beschaffung ist ein Massenprozess und muss geschmeidig laufen“, sagt Oliver Moritz, Leiter Netzdokumentation/ IT/Projektmanagement bei der e-regio GmbH & Co. KG. Es bestellen unterschiedlichste Bestelltypen im Unternehmen: vom Bürokaufmann, der pro Halbjahr eine neue Druckerpatronen benötigt, bis zur Fachabteilung, die tägliche mehrere hundert Meter Rohre ordert. Sie alle bringt e-regio mit der Software unter einen Hut. Maverick Buying ist damit unterbunden, es gibt Kontrolle darüber, wer was bestellt und Vorgesetzte können eingreifen.
