Gemeinsam mit novaCapta hat FIVE Informatik AG eine leistungsstarke Power Platform basierte Lösung für KMUs geschaffen, die standardisierte Prozessschritte automatisiert bearbeitet.
Herausforderung
- Erstellung einer kostengünstigen Prozessdigitalisierungs-Lösung für KMUs
- Automatische Erkennung verschiedenster Dokumente
- Einfache Integration in bestehende IT-Infrastrukturen von Kunden
- Branchenspezifischer Fokus (z. B. für Versicherungsbroker)
Lösung
- Model-Driven Power App mit Power Automate Workflows zur Automatisierung von Prozessen
- Erkennung und Speicherung von Dokumenten dank Integration von Form Recognizer und SharePoint
- Dataverse (Datenbank) für die Persistierung von Stammdaten sowie den dynamischen Datenaustausch mit vorhandenen Drittsystemen (CRM / ERP / Archiv / Portal)
- Die Lösung ist skalierbar und lässt sich automatisch an Kunden verteilen (Pipeline)
Mehrwert
- Zeitersparnis und Effizienzgewinn dank Prozessautomatisierung
- Qualitätssteigerung und Nachvollziehbarkeit über alle Arbeitsschritte
- Schnelle und leichte Einarbeitung in das System, dank standardisierter Abläufe
- Die Lösung ist schnell und flexibel erweiterbar mit der Low-Code/No-Code Technologie
„Projekte in neuer Technologie benötigen einen Weitblick bezüglich Entwicklung, Betrieb und Skalierung. novaCapta gelang es, mit den Power-Produkten, eine entsprechende Architektur zu bauen. Heute sind wir in der Lage, die Digitalisierung, trotz Komplexität, auch kleineren Unternehmen zugänglich zu machen.“
Christian LoryProduct ManagerFIVE Informatik AGFIVE Informatik AG ist ein Softwarehersteller mit über 30 Jahren Erfahrung. Mit novaCapta begab sich FIVE auf den Weg seine erste auf der Microsoft Power Plattform basierten Lösung umzusetzen. „Wir wollten eine kostengünstige Lösung für kleine bis mittelständige Unternehmen erstellen, die leicht mit bestehenden CRM-Systemen verknüpft werden kann. Die Low-Code/No-Code Lösung von Microsoft war für uns der richtige, aber auch ein neuer Weg. novaCapta kannten wir bereits aus vorausgegangenen Projekten. Es war für uns daher naheliegend ihre Expertise auch für dieses Projekt anzufragen,“ erklärt Christian Lory, Product Manager der FIVE Informatik AG, den Projektstart. Mit „ONE“ wurde eine erste Lösung geschaffen, die schnell in bestehende und branchenspezifische Infrastrukturen eingebunden werden kann.
ONE Broker: Prozessautomatisierung am Beispiel der Versicherungsbroker
Broker erhalten täglich enorme Mengen an Dokumenten und Informationen, die sie konsolidieren, bearbeiten, dokumentieren und beantworten müssen. Mit ONE Broker wird die Bearbeitung effizienter, denn mit der Power Platform Lösung werden Prozesse automatisiert durchgeführt.
Power Apps & Power Automate im Einsatz
Die Model-Driven Power App greift über Schnittstellen auf bestehende CRM-Systeme zu und zieht Kunden- und Vertragsdaten in die Datenbank Dataverse. Die Sachbearbeitung kann so pendente, wie auch erledigte Aufträge einsehen und bearbeiten. Die Antworten und Entscheide bleiben als Prozessschritte nachvollziehbar. Ebenso stehen dank der SharePoint Integration die bearbeiteten und generierten Dokumente direkt zur Einsicht zur Verfügung. Folgende Prozesse veranschaulichen das Potential zur Entlastung in der Administration, so dass sich die Sachbearbeitung auf die Kernaufgaben konzentrieren kann.
- Billing Prozess: ONE Broker prüft je eingehende Prämienrechnung, ob die zugehörige Police bekannt ist und der Rechnungsbetrag korrekt ist. Sodann wird die Rechnung mit einem Begleitschreiben automatisch an den Kunden weitergeleitet und im CRM als "geprüft“ markiert.
- Send Prozess: Der automatische Dokumentversand liest das eingegangene Dokument aus und leitet es automatisiert und ergänzt mit einem spezifischen Begleitschreiben an den/die Endkund:in weiter.
- Post Prozess: Das eintreffende Poststück wird digitalisiert, ausgelesen, seinem Kunden zugeteilt und ergibt so eine vorbereitete Pendenz für die Sachbearbeitung. Diese kann das Poststück ablegen, weiterleiten oder damit auch einen weiteren automatisierten Prozess starten.
Form Processing mit dem Azure Cognitive Service
Damit ONE alle eingehenden Dokumente erkennen und zuordnen kann, wurde Azure Cognitive Service eingesetzt. Bereits wenige Beispieldokumente reichten, um eine breite Palette an Input zu trainieren: von klassischen Informationsdokumenten bis zu verschiedenen Rechnungsformaten. So kann die Lösung die Dokumente erkennen, in den richtigen Workflow einordnen und starten.
ONE: eine Lösung für alles mit grossem Potenzial
Dank der gewählten Architektur, mit den von Microsoft zur Verfügung stehenden Instrumenten, kann die Lösung jederzeit und einfach um weitere Prozesse und Dokumentarten ergänzt werden. Onboarding und Updates erfolgen vollautomatisiert in die bestehende Microsoft Cloud-Umgebung von Anwendern, wo die Lösung auch betrieben wird. Die Zeitersparnis für den Nutzer ist enorm. Mit der integrierten Historie und Dokumentenablage bleiben die Prozesse jederzeit transparent und nachverfolgbar. ONE: Eine Lösung zur branchenspezifischen Digitalisierung im komplexen Umfeld von KMUs.
Eingesetzte Technologien
Kundenprofil
FIVE Informatik AG wurde 1988 gegründet und bietet Komplettlösungen rund um IT- und Businessanforderungen an. FIVE agiert als Anbieter, Integrator und Berater von Digitalisierungslösungen für die Prozess-Optimierung und -Automatisierung und stellt optional auch den IT-Betrieb mit Infrastruktur und IT-Services sicher. Mit über 1.500 Kunden wird eine partnerschaftliche Zusammenarbeit gepflegt.
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