Kontinuierliche Betreuung durch SAM Managed Service Support

Zur Sicherstellung der Software Compliance bedarf es eines professionellen Lizenzmanagements. TIMETOACT unterstützt und betreut die FUNKE Mediengruppe im Rahmen eines SAM Managed Services für Microsoft, Adobe, Oracle und IBM (inkl. ILMT). Monatliche Lizenzreportings mit Power BI und interne Audit-Checks ermöglichen nun vollumfängliche Transparenz, kontinuierliche Compliance und Vermeidung unnötiger Kosten.

Umfangreiche Lizenzmodelle, verschiedene Nutzungsbedingungen und eine Vielzahl an Lizenz-verträgen machen es schwer den Überblick über eingesetzte Software und Lizenzen zu behalten. Da die internen Ressourcen der Mediengruppe nicht ausreichten, um das Lizenzmanagement optimal zu betreuen, entschied sich FUNKE auf die Unterstützung von TIMETOACT zurückzugreifen. So sollte u. a. das Risiko negativer Audits verringert werden. Nach einer offenen und unabhängigen Ausschreibung fiel die Wahl auf TIMETOACT, die mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugte.

So sollen unnötige Kosten vermieden und Compliance jederzeit sichergestellt werden. Zudem bestand bei der Mediengruppe der Bedarf nach einer besseren Reporting-Möglichkeit und eine Anlaufstelle für Lizenzfragen.

• Kernanforderung: Die Kernanforderung beim SAM Managed Service Support bestand darin, mithilfe passender Tools die Lizenzen kontinuierlich zu kontrollieren und mehr Transparenz über deren Einsatz zu erhalten.

Nach einer kurzen Onboarding-Phase von vier Wochen startete Ende 2022 der Regelbetrieb des SAM Managed Service. Dieser umfasst zwei Kernpunkte

Diese beiden Berichte erhält die Mediengruppe für die im Scope definierten Hersteller Microsoft, Adobe, Oracle und IBM. Neben diesem Regelbetrieb übernehmen die SAM-Expert:innen auch das operative SAM, indem sie als Ansprechpersonen für Fragen und Probleme für FUNKE zur Verfügung stehen. Die Kommunikation des SAM-Helpdesks erfolgt vorwiegend über Tickets, jedoch kann ein Austausch auch persönlich erfolgen.

Einer der im Scope definierten Hersteller ist IBM. Um die IBM-Lizenzen bestmöglich und kontinuierlich zu betreuen, nahmen die TIMETOACT Expert:innen das IBM License Metric Tool (ILMT) bei FUNKE in Betrieb. FUNKE erhält einen monatlichen Lizenzstatusreport sowie quartalsweise die vorgeschriebenen Compliance Snapshots.

Mit den monatlichen Reportings hat FUNKE wie gewünscht vollumfängliche Transparenz über die eingesetzten Lizenzen und Nutzerzahlen. So ist sichergestellt, dass die Mediengruppe nur die Lizenzen kauft, die auch wirklich gebraucht werden. Mit den halbjährlichen internen Auditverfahren bzw. ELP wird Lizenz-Compliance zu jederzeit sichergestellt, was mögliche Kosten bei Audits vermeidet. Zudem profitiert die FUNKE Mediengruppe vor allem vom SAM-Helpdesk, über den sie immer Expert:innen zur Seite hat, wenn es um Fragen rund um SAM geht.